Iedereen kent de begrippen reiskosten, reiskostenvergoeding en kilometervergoeding. Wat zijn reiskosten? Waaruit bestaan reiskosten? Wat is reiskostenvergoeding? Heb ik recht op een reiskostenvergoeding en hoe bereken ik dat dan? Reiskosten en belastingen? Zoveel vragen en we hopen met dit artikel enkele antwoorden te kunnen geven op de verschillende vragen rondom reiskosten en reiskostenvergoeding.
Om een duidelijk beeld te schetsen zullen we eerst moeten definiëren wat we onder reiskosten wordt verstaan. In Nederland wordt het begrip reiskosten voornamelijk gebruik in combinatie met woon-werkverkeer. Dit zijn de kosten die je maakt voor het vervoer van en naar het werk, reiskosten die je ten behoeve van je werk maakt. Gebruik je je eigen auto om naar je werk te rijden? Of maak je gebruik van het openbaar vervoer of je eigen fiets? Al deze vormen van vervoer vallen over het algemeen onder kosten woon-werkverkeer. Andere autokosten, zoals onderhoud, servicebeurten, APK of de wegenbelasting en dergelijk vallen niet onder de reiskosten.
Wanneer je met je eigen auto, het openbaar vervoer of fiets naar het werk gaat dan kunnen deze onder de regeling van jouw werkgever vallen voor wat betreft de vergoeding van reiskosten. Veel hangt af van wat er geregeld is in jouw arbeidscontract. De begrippen reiskostenvergoeding en vergoeding woon-werkverkeer worden beiden gebruikt, maar kunnen soms iets anders betekenen.
Of je recht op een reiskostenvergoeding hangt volledig af van jouw arbeidsovereenkomst. Valt jouw werkgever onder een specifieke CAO en wordt daarnaar verwezen in de arbeidsovereenkomst, dan heb je hoogstwaarschijnlijk recht op een reiskostenvergoeding, maar dat is niet vanzelfsprekend. Je hebt recht op een reiskostenvergoeding van je werkgever, als dat overeengekomen is in de arbeidsovereenkomst, in de arbeidsvoorwaarden en/of een CAO.
Check zelf of je recht hebt op een reiskostenvergoeding:
1. Check jouw arbeidsovereenkomst en de betreffende CAO: wat staat er in de CAO of in de arbeidsvoorwaarden in jouw contract?
2. Check bedrijfsregelingen: staat er iets over reiskostenvergoedingen in een bedrijfsregeling of een handboek Personeelszaken?
3. Onderhandel: werkt jouw eventueel nieuwe werkgever niet onder een CAO en is er niets geregeld in een bedrijfsregeling, onderhandel dan over jouw reiskostenvergoeding tijdens je sollicitatie en laat de overeengekomen reiskostenvergoeding vastleggen in de arbeidsovereenkomst.
Heb je geen recht op een reiskostenvergoeding dan is er nog de reisaftrek openbaar vervoer via de Belastingdienst. Er gelden voorwaarden, maar het kan zijn dat je een bedrag reiskosten van je inkomen mag aftrekken.
Betaal ik belasting over mijn over reiskostenvergoeding? De vergoedingen voor reis- en verblijfkosten vallen in principe onder indirecte loonkosten, wat betekent dat deze kosten niet onder jouw vaste loon vallen. Vaak is achteraf pas duidelijk of de reiskosten deel uitmaken van jouw loon en of je er belasting over zal moeten betalen. De meeste vergoedingen vallen onder de zogenoemde gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Dit betekent dat ze niet meegerekend worden in jouw belastbaar inkomen.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
* Zakelijke reiskosten;
* Tijdelijke verblijfkosten;
* Kosten van ‘maaltijden die niet onder het zaken doen vallen’.
Er is ook een belastingvrije reiskostenvergoeding ingesteld door de Nederlandse overheid. In 2022 geldt er een maximale reiskostenvergoeding € 0,19 per kilometer. In 2023 mag een werkgever een reisvergoeding van € 0,21 per kilometer belastingvrij vergoeden en vanaf 2024 geldt een maximale reiskostenvergoeding van € 0,22 cent per kilometer. Jouw werkgever mag zelf bepalen welke reiskostenvergoeding hij aan de medewerkers vergoedt. Als jouw werkgever meer dan de onbelaste reisvergoeding biedt (in 2022 dus meer dan € 0,19 per kilometer), dan geldt dat alles boven de onbelastbare reisvergoeding als deel van jouw loon wordt gezien en je zult over dat bedrag belasting en loonheffingen moeten betalen.
Wanneer je zelf een beeld wilt krijgen over wat je vergoedt zou kunnen krijgen qua reiskosten, dan zul je eerst jouw contract, arbeidsvoorwaarden en/of CAO moeten raadplegen over (de hoogte van) de reiskostenvergoeding. Vaak zal er sprake zijn van twee soorten vergoedingen: reiskosten auto en reiskosten openbaar vervoer.
De belangrijkste vraag is: hoe ga je naar je werk? Met de auto? Met het openbaar vervoer? Met je eigen fiets of een fiets van de zaak? Met een auto van de zaak? Carpool je? Of is het een mix?
Als je gebruik maakt een vergoeding voor de reiskosten die je met je eigen auto maakt dan spreken we over het algemeen over de kilometervergoeding. Dat is het bedrag dat we hierboven hebben besproken. Jouw werkgever bepaalt welk bedrag je per kilometer vergoed krijgt. Over het algemeen is dat de bovenstaande maximale reiskostenvergoeding (in 2022 € 0,19 per kilometer). De kilometervergoeding kan ook minder of meer zijn.
Voor de berekening van de reiskostenvergoeding zul je een aantal gegevens moeten verzamelen zoals de kilometervergoeding, de afstand woon-werkverkeer en hoeveel dagen je werkt (fulltime of parttime).
Voorbeeld voor 2022:
* Vergoeding per kilometer: € 0,19;
* Afstand woon-werkverkeer x 2 (heen en terug): 21 x 2 = 42 kilometer;
* Dienstverband: fulltime dienstverband van 5 dagen per week.
Dan kom je tot de volgende berekening per gewerkte dag: € 0,19 x 42 (km) = € 7,98 per werkdag.
Fulltime contract: er wordt over het algemeen gerekend met 214 werkdagen per jaar. Dit betekent € 7,98 x 214 = € 1707,72 per jaar (€ 142,13 per maand).
Parttime contract: deel de berekende reiskostenvergoeding op fulltime basis door 5. Zo weet je de kilometervergoeding voor 1 dag per week en dan vermenigvuldig dit bedrag vervolgens met het aantal dagen dat jij per week werkt. Bij 4 werkdagen per week is dat dan: € 1707,72 : 5 x 4 = € 1366,20 per jaar (€ 113,85 per maand).
Ook de reiskostenvergoeding berekening openbaar vervoer kun je zelf maken in het geval je met het openbaar vervoer naar het werk gaat. Vaak ontvangen werknemers echter een zakelijke ov-kaart, en de werkgever betaalt dan de reiskosten. Er zijn ook regelingen waarbij de werkgever zelf eerst de reiskosten betaald en die kunnen ze daarna volledig declareren.
Een ander mogelijkheid is dat een werkgever een maximale reiskostenvergoeding voor reizen met het openbaar vervoer biedt, zoals bijvoorbeeld € 215 per maand. In dat geval is het misschien slim om de reiskosten die jezelf betaalt, te berekenen. Vermenigvuldig het bedrag dat je op een werkdag aan OV-reiskosten van en naar je werk betaald met het aantal maandelijkse werkdagen. Trek hier vervolgens jouw maximale reiskostenvergoeding van af. Dan weet je precies welke kosten jezelf betaalt voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
Je kunt ook een kilometervergoeding krijgen als je met het openbaar vervoer reist en geen ov-kaart van jouw werkgever ontvangt. Dan geldt de bovenstaande kilometervergoeding berekening voor auto’s.
Je hebt recht heb op een reiskostenvergoeding als je met je eigen fiets naar het werk komt. Hierbij geldt dezelfde kilometervergoeding als voor woon-werkverkeer auto geldt.
Het is belangrijk dat jij als werknemer EIGENAAR bent van de fiets. De werkgever kan jouw fiets vergoeden of verstrekken. Er is in deze gevallen geen sprake van een fiets van de zaak. Als medewerker zul je dan waarschijnlijk een stuk brutoloon inleveren. Daarvoor kan de werkkostenregeling gebruikt worden, bijvoorbeeld via een fietsplan van de werkgever.
Let op: als gebruik maakt van een ‘fiets van de zaak’ dan heb je geen recht op de belastingvrije reiskostenvergoeding wanneer je naar je werk fietst. In deze gevallen heeft de belastingdienst bepaald dat je ook privé van de fiets zult gaan maken en dat er sprake is van privévoordeel. Er geldt in dit geval een bijtelling bij je loon van 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets. Het maakt niet uit of je de fiets ook werkelijk privé gebruikt. Houd hier rekening mee!
Op dagen dat je niet met ‘fiets van de zaak’ naar het werk gaat, maar met de auto of het openbaar vervoer, dan mag er € 0,19 per kilometer (2022) onbelast worden vergoed. Je moet dit echter wel kunnen aantonen en dat is vaak lastig. Let dus goed op!
Er zijn nog diverse andere regelingen of zaken die betrekking hebben op de reiskostenvergoeding, die misschien wel interessant zijn voor jouw situatie.
Carpoolen wordt steeds meer gedaan vanwege het milieu. Het is ook goedkoper (benzine- en dieselkosten) en ook nog gezellig. Voordat je gaat carpoolen is het verstandig om na te denken hoe je dit gaat doen en maak afspraken met jouw werkgever en de collega’s. Er zijn twee mogelijkheden:
Afspraak met je werkgever over het carpoolen
Wanneer je met je werkgever hebt afgesproken dat je collega’s meeneemt in jouw auto dan ontvang je in 2022 € 0,19 per kilometer belastingvrij. Wanneer je om moet rijden, om je collega’s op te halen, dan worden ook die kilometers meegerekend. De collega’s die meerijden ontvangen géén reiskostenvergoeding.
Geen afspraak met je werkgever over het carpoolen
Als je onderling met je collega’s afspreekt dat jullie gaan carpoolen en dit niet vastleggen in een afspraak met de werkgever, dan kun je op zich, € 0,19 per kilometer belastingvrij van je meerijdende collega’s vragen. Echter, de omgereden kilometers kunnen niet worden meegerekend. Dit zullen jullie onderling moeten afspreken.
Wanneer je een auto van de zaak hebt dan geldt dezelfde regeling als voor de ov-kaart van de zaak. Jouw werkgever hoeft jou geen reiskostenvergoeding te betalen omdat je zelf geen reiskosten maakt.
Moet je geregeld op en neer naar het werk vanwege bijvoorbeeld gebroken diensten dan heb zou je in principe voor al deze ritten een reiskostenvergoeding kunnen ontvangen.
Wanneer je voor je werk moet reizen en daarvoor reiskosten maakt zoals gebruik van een privé auto, reizen met het openbaar vervoer, of huren van een (lease/huur)auto, dan is het belangrijk dat je vooraf met jouw werkgever overlegt hoe je reist en welke kosten worden vergoed. Over het algemeen vergoeden werkgevers het volledige bedrag en ontvang je geen aparte kilometervergoeding.
Over het algemeen betalen werkgevers niet voor het onderhoud van jouw auto of gemaakte parkeerkosten. Doet jouw werkgever dit echter wel, dan ziet de belastingdienst als loon en zul je belasting en heffingen moeten betalen over bijvoorbeeld het parkeergeld en de afschrijving van jouw auto (die door jouw werkgever worden vergoed). Er geldt echter een uitzondering in de situatie dat de werkgever hiervoor het algemene forfait (1,2%) van de fiscale werkkostenvergoeding gebruikt. Werkgevers kunnen hier sinds 2011 gebruik van maken.